ARTIKLAR

Sandra Flodman, hotellchef Strand City Hotel

”Jag jobbar inte mindre, snarare mer – men när och var jag vill”

För Sandra Flodman, hotellchef för Strand City Hotel, har digitaliseringen av hennes företag inneburit att frisätta tid för annat och framförallt att styra över sin egen tid. På kort tid har hon skaffat en växel, nytt kassasystem och ändrat rutinerna kring information och betalningar. Men det var inte en självklarhet att ta steget.

”Jag tyckte inte att jag hade tid för förändringar. En förändring är ju jättejobbig och varje liten förändring kräver mycket energi av en”, säger Sandra.

Genom programmet Digitala steg för tillväxt kom Sandra ändå till digital insikt. Hon fick fundera kring vad som kunde fungera bättre, stort som smått. Sedan Sandra tog över hotellet för fyra och ett halvt år sedan har hon personligen svarat på alla samtal oavsett tid på dygnet. Till slut skaffade hon en växel.

”Det tog väl en halvtimme att beställa den och en och en halv timme att installera den. Nu svarar jag bara på de viktiga samtalen. Det är min röst som läser in alla meddelanden så det känns ändå personligt. Jag uppfattar det som att många tycker att digitalisering gör att det blir opersonligt men alla mina gäster uppfattar förändringarna som att de fått ett mer personligt bemötande. Och jag har fått förståelse för att en liten förändring kan ge mycket”, säger Sandra.

En frigörelse

Med de nya kassa- och betalsystemen kan Sandra sköta bokföring och fakturering oavsett var hon befinner sig. Alla kvitton och bankpapper scannas in för att alltid finnas tillgängliga.

”Det jag strävar mot är att inte behöva sitta på kontoret med någon pärm. Det sista jag tog bort var kassan. Nu kan jag sköta betalningarna var jag än är. Jag är helt digitaliserad och det är fantastiskt! I somras var vi en månad i vårt hus i Frankrike, det är det längsta jag varit iväg. Jag jobbade någon timme varje dag i Teams och Fortnox med bokföringen. När jag kom tillbaka till jobbet var jag helt i fas.”

”Att bli digitaliserad betyder inte att jag jobbar mindre utan snarare att jag ska kunna jobba mer, men göra det när jag vill. Digitalisering innebär att man frigör sig lite grann. Jag kan vara ifrån hotellet men ändå jobba och när jag är här kan jag ägna mig helhjärtat åt mina gäster och att göra frukost till dem. Fakturera kan jag göra sedan”, säger Sandra.

Tre artiklar om utvecklingsresan för några lokala företag

"Vi skulle tagit steget att digitalisera tidigare"

Örnalp Unozon AB
Svenskt näringsliv

Gå till artikel

"Sökte stöd för att utvecklas"

Falsat Sweden AB
Region Västernorrland

Gå till artikel

Byggföretagets stora satsning i Ö-vik – letar uppköp och vill växa stort: "35-40 anställda om tre år"

Själevads bygg
Allehanda

Gå till artikel

Rikard Löfdahl, transportledare Örnfrakt

”Det handlar om att man måste byta tankesätt”

När ett av Norrlands största transport- och maskinföretag, Örnfrakt, skulle teckna ett nytt avtal med en av sina största kunder, Strängbetong, fick de en utmaning.

”Strängbetong är väldigt noga med att kunna mäta leveransprecisionen för att kunna följa upp och förstå varför det blir väntetider och så vidare”, berättar Rikard Löfdahl, transportledare på Örnfrakt.

Med pappersfraktsedlar som en del av den dagliga rutinen, där chaufförerna fyllde i sina tider för hand, insåg Rikard och hans kollegor att något måste göras.

”Väldigt många fyllde aldrig i fraktsedlarna, det var också svårt att tyda krumelurerna så vi kände verkligen att vi måste hantera det här på något annat sätt.”

Örnfrakt tog hjälp av CoreIT för att utveckla ett digitalt system som skulle vara enkelt och kunna användas av alla. Systemet testades på mindre grupper av chaufförer innan man kände sig redo att låta den första versionen gå live.

”Det har varit viktigt för oss att det ska vara enkelt att använda, man ska inte kunna göra fel. Det är klart att det dyker upp lite barnsjukdomar här och där, saker som man inte har tänkt på innan. Det är ju ett levande system så det blir väl aldrig helt färdigt skulle jag tro. Men det har funkat bra, de chaufförer som har fått prova har tagit det till sig”, säger Rikard.

Genomgående positiv respons

Såväl användarna som kunden är positiva. Tillsammans med Strängbetong har Örnfrakt bestämt vilken information som ska visas på de nya fraktsedlarna. Delaktigheten har varit viktig för att få ett resultat som alla är nöjda med. Omställningen till digitala fraktsedlar har gjort att mycket av det manuella arbetet har försvunnit, ledtiderna har kortats och felkällorna minskat.

”Att vi kan använda det här systemet på alla våra enheter och att vi därigenom når alla, det är även en konkurrensfördel. Vi kan fakturera tidigare och vi kommer att tjäna pengar på det här tack vare kortare ledtider.”

När systemet fungerar fullt ut är tanken att implementera det på Örnfrakts övriga kunder. Rikard rekommenderar alla som kan att digitalisera.

”Till att börja med handlar det om att man måste byta tankesätt. Oavsett vad man tycker om digitalisering så är det oundvikligt. Man måste hänga med, så är det bara. Risken är snarare att man blir akterseglad om man väntar för länge”, säger Rikard.

Jens Sjödin, vd City Byggservice

”Jag har fått tid över åt kundrelationer och att räkna på nya jobb”

Som vd för City Byggservice såg Jens Sjödin ett behov av att effektivisera tidrapportering, fakturering och hur de räknade på jobb. När hans företag gick med i Digilotsprogrammet blev Jens ställd inför faktum att något måste göras snabbt.

”Behovet hade funnits länge och det blev väldigt uppenbart när jag väl satt där och fick svara på frågor vad vi sysslar med, vad tanken är med vår verksamhet och vad vi skulle kunna göra annorlunda”, säger Jens.

Han fick hjälp med att ta fram olika lösningar för sitt företag och landade i att skaffa Bygglet, ett webbaserat projektverktyg i företag i byggbranschen.

”Det är väldigt effektivt och vi sparar enormt mycket tid på tidrapportering, fakturering och på att räkna på jobben.”

Från 65–70 timmar i veckan har det administrativa arbetet sjunkit till 50 timmar.

”Flödet på pengarna i firman är också enormt mycket bättre. Tidigare har vi fakturerat en gång i månaden, det blev väldiga dippar därför att vi inte hade alla underlag. Nu har vi alla fakta i realtid och kan delfakturera på ett helt annat vis. Löpande uppdateringar i projekten gör också att vi ser hur mycket vi gjort av med, vilket gör att det blir bättre avstämningar mot kund. Nu har vi koll på pengarna”, säger Jens.

Medarbetarna ser positivt på förändringen

Omställningen tog ungefär ett halvår och under tiden fick han mycket bra stöd från Bygglet när frågor uppstod. Också de 15 medarbetarna ser förändringen som positiv.

”Att många drar sig för att göra förändringar beror på osäkerheten vad man ger sig in på. Det blir alltid lite gnäll från början men man måste se helheten. Det kanske bli lite mer omständligt för var och en men det underlättar enormt för oss faktureringsmässigt. Nu lägger alla in dag för dag, timme för timme vad man gjort så det blir en bra uppföljning.”

Den förenklade administrationen har frigjort tid för Jens, istället kan han fokusera framåt.  

Vi är ett ganska ungt gäng och vi har som mål att bli runt 20–25 stycken. Den tid jag fått över kan jag ägna åt kundrelationer och att räkna på nya jobb. Jag har med tid att vara offensiv, det hann jag inte med tidigare, säger Jens.