ARTIKLAR

Niclas Lindberg, Rörmokar´n, Sollefteå

" Man ska kunna boka sin rörmokare lika enkelt på nätet som en tid till frisören eller bilbesiktningen"

Rörmokar´n i Sollefteå tillhör kedjan Bad & Värme och har tidigare använt enbart deras system för information till kunderna om vad de erbjuder. Under Digilots-programmet valde de att börja bygga en egen plattform för sina kunder. För att få bättre överblick på vad kunderna kommer ifrån och hur de hittar till just dem.

– Nu har vi fått möjligheten att skapa en sak vi tror mycket på, och det är att man ska kunna boka sin rörmokare direkt på nätet. Ungefär som man beställer tid för en klippning eller bilbesiktning, så ska man på sikt kunna boka sin rörmokare fyra-fem dagar innan. Man kanske vill byta en kran, en toalett eller andra mindre jobb, säger Niclas Lindberg. 

– Jag kan bara gå till mig själv, fortsätter Niclas,  jag har inte tid att ringa, boka och prata med folk – jag har ett arbete att sköta. Jag behöver hjälp att lösa ett problem och då vill jag att det ska vara lättillgängligt. Så det har vi satt i sjön och nu är vi en liten bit på väg.

Rörmokarn´n är väldigt digitala, alla medarbetare får arbetsordrar på telefonerna och de kan beställa material och delar via sina plattor. De har ingen pappershantering idag – alla fakturor från leverantörer scannas in och lagras digitalt. Niclas tycker att det är mycket lättare att hålla koll när man har allt i datorn och kan godkänna fakturorna där, än som det var förut då man bokförde dem i en pärm. Framförallt så blir det enklare att följa upp, titta bakåt och spåra gamla beställningar.

– Vi lägger ändå ganska mycket tid på vår egen fakturering idag. Även om alla arbetsordrar är digitala, så ska killarna och tjejerna skriva allt material. Vi skulle behöva göra underlaget mycket bättre och enklare, vi ligger och släpar alldeles för länge innan vi fakturerar. Vi är bara tre stycken på företaget som fakturerar, och man ska inte behöva vara rörmokare för att sitta och fakturera. Om någon har glömt att skriva till exempel byte av varmvattenberedare på underlaget, då blir det helt plötsligt väldigt dåligt betalt för det jobbet, säger Niclas.

Har du några tips till andra företagare som är i uppstarten av sin digitalisering?

– Man ska vara nyfiken, jag tycker att man säger nej alldeles för många gånger till saker. Istället för att vara med, och inse att man har mycket och lära, och få se hur andra har löst olika saker. Det tror jag att man lär sig mest av. Hur vi jobbar i vår bransch kanske är bra, men så upptäcker man att i en annan bransch har man löst samma problem på ett annat sätt. Det är väldigt bra att få byta erfarenheter med varandra.

Johan Lundström och Kicki Häggström, MatstudioS20, Örnsköldsvik

"Vi har utvecklat vår service till kunderna med digitalisering"

På storgatan i Örnsköldsvik ligger delikatessbutiken MatstudioS20. Butiken är ungefär 20 kvadratmeter stor, vilket blev en utmaning under pandemin när restriktionerna gjorde så att bara ett visst antal kunder fick vara i butiken åt gången.

– Det blev väldigt snabba puckar att komma igång med webbshopen när restriktionerna kom, säger Johan Lundström.

De hade påbörjat arbetet under Digilots-programmet med att göra reserach på olika plattformar och lösningar som kanske kunde passa dem. De tittade på andra liknande verksamheter och hade en bra bild av hur de ville att deras webbshop skulle se ut. Detta gjorde att startsträckan inte blev så lång när de väl upptäckte ett stort behov av att kunna sälja sina produkter på ett annat sätt än enbart fysiskt i butik.

Julen är högsäsong för MatstudionS20, och inför julen 2020 så kom de igång med en egen webbshop och betallösningar för att bli mer digitala. De känner att de inte riktigt har nått ända fram ännu, men de viktigaste funktionerna finns på plats.

          – Kunderna kan ännu inte betala i webbshopen, de betalar och hämtar sin order i butiken. Men det blev väldigt lyckat och uppskattat av kunderna att vi kan erbjuda den servicen, säger Johan. Under våren har vi haft möjlighet att lägga in ännu fler produkter.

Webbshopen fungerar för MatstudioS20 som ett digitalt skyltfönster. De har märkt att även om de har betydligt fler produkter på plats i butiken än de som syns i webbshopen, så uppskattar många kunder möjligheten att kunna titta på produkterna i lugn och ro hemma i soffan, beställa dem när det passar dem och betala via swish.

Känner ni att digitaliseringen underlättar er vardag på något sätt?

      – Helt klart via olika former av betallösningar! Att vi kan vara flexibla med hur kunderna kan betala. Swish har gjort det väldigt smidigt för många att handla på distans. Förra julen kunde till exempel många inte besöka sina nära och kära, men då kunde de beställa ätbara presenter till sin familj, swisha direkt och mottagaren kunde hämta hos oss i butiken. Vi hade möjlighet att erbjuda utlämning utanför butiken och anpassa vår service till de rådande omständigheterna.

Det är tuff konkurrens på nätet kring de produkter som MatstudionS20 erbjuder, så webbshopen fungerar som ett komplement till deras vanliga verksamhet. Den ska inte ersätta den fysiska kontakten med kunderna som är kärnan i deras verksamhet  – utan ett annorlunda och smidigt sätt att handla på.

Åsa Westman, AW Art Collection, Lunde

”Om man märker ett visst kundbeteende så får man helt enkelt anpassa hemsidan till det.”

Åsa Westman har drivit en Colorama-butik i Lunde i 20 år och samtidigt skapar hon sin egen konst under namnet AW Art Collection. Hon valde att delta i Digitala steg för tillväxt med en tydlig målsättning – att skapa en egen hemsida och webbshop för att nå ut med sin konst.

”Tanken fanns att bygga en hemsida och webbshop innan Digilots, och nu har jag gjort det! Jag hade gjort det ändå, men det gick betydligt fortare med Digilots. Det var bra att få lite press, jag behövde en spark i baken.”

Åsa upplevde det som svårt att veta var hon skulle börja och är tacksam över att hon tilldelades en konsult i projektet som drev på processen. ”Alla har dåligt med tid, så programmet hade ett mycket bra upplägg. Jag fick ta till mig information från konsulten, sedan fundera hemma på en hemläxa och därefter få lite tips på hur jag skulle gå vidare. Uppföljning är jätteviktigt, att bli påmind igen om vad som måste göras” säger hon.

När du hade en plan för hur du ville att din hemsida skulle se ut, hur gick själva skapandet till?

”Jag anlitade en tjej som har byggt sidan, och det var väldigt viktigt att få in den kompetensen. En viktig lärdom är att det kostar mer tid och pengar än man tror. Många säger att det kostar inte så mycket att bygga en webbshop, men allt runt omkring kostar mer, till exempel så kostar bilder mer än att bygga själva webbshopen. Jag anlitade en proffsfotograf då jag insåg hur viktigt det är med bilder! Man tänker inte på att allt bör se enhetligt ut, och ha en viss profil som passar min konst.”

Åsa bestämde sig för att ha Klarna som betallösning, men det var svårt i uppstarten och första veckorna när hon inte Klarna. Kunderna kan uppleva det som ett hinder att inte det inte finns en enkel betallösning. Klarna kan även upplevas som en garant för en säker webbplats.

Hemsidan lanserades i juli 2021, och ännu har inget köp gått igenom i webbshopen. ”Men den fyller ändå sin funktion”, säger Åsa. Kunderna ser konsten i webbshopen på hemsidan, sedan ringer de in sin beställning för att de kanske vill ha en annan ram eller liknande. Åsa tänker att om man märker ett visst kundbeteende, så får man helt enkelt anpassa sidan till det.

Nu när webbshopen finns på plats börjar arbetet med att nå ut till kunderna. ”Jag skulle nästan ha behövt ett Digilots-program till för att lära mig hur man når ut, till exempel skriver bra texter, hur man sköter webbshopen och jobbar med de sociala medierna”, säger hon.

Vilka är dina tips till andra som vill göra samma resa som du?

”Börja med att hitta någon som ska bygga webbshopen – någon du gillar och kan lita på. Det finns så otroligt många byråer som kan hjälpa dig – men jag hittade en tjej här på nära håll. Man vill kunna ha ett nära samarbete med någon. Titta inte på priset, utan på känslan. Du kommer ändå inte undan kostnaden, och var beredd på att det kostar. Jag har lärt sig massor med saker under den här resan! Det har tagit mycket tid, men det har varit värt det.  Jag hade mått dåligt om jag inte hade gjort det, för då hade jag funderat på att det här borde jag göra.”

Sandra Flodman, hotellchef Strand City Hotel

”Jag jobbar inte mindre, snarare mer – men när och var jag vill”

För Sandra Flodman, hotellchef för Strand City Hotel, har digitaliseringen av hennes företag inneburit att frisätta tid för annat och framförallt att styra över sin egen tid. På kort tid har hon skaffat en växel, nytt kassasystem och ändrat rutinerna kring information och betalningar. Men det var inte en självklarhet att ta steget.

”Jag tyckte inte att jag hade tid för förändringar. En förändring är ju jättejobbig och varje liten förändring kräver mycket energi av en”, säger Sandra.

Genom programmet Digitala steg för tillväxt kom Sandra ändå till digital insikt. Hon fick fundera kring vad som kunde fungera bättre, stort som smått. Sedan Sandra tog över hotellet för fyra och ett halvt år sedan har hon personligen svarat på alla samtal oavsett tid på dygnet. Till slut skaffade hon en växel.

”Det tog väl en halvtimme att beställa den och en och en halv timme att installera den. Nu svarar jag bara på de viktiga samtalen. Det är min röst som läser in alla meddelanden så det känns ändå personligt. Jag uppfattar det som att många tycker att digitalisering gör att det blir opersonligt men alla mina gäster uppfattar förändringarna som att de fått ett mer personligt bemötande. Och jag har fått förståelse för att en liten förändring kan ge mycket”, säger Sandra.

En frigörelse

Med de nya kassa- och betalsystemen kan Sandra sköta bokföring och fakturering oavsett var hon befinner sig. Alla kvitton och bankpapper scannas in för att alltid finnas tillgängliga.

”Det jag strävar mot är att inte behöva sitta på kontoret med någon pärm. Det sista jag tog bort var kassan. Nu kan jag sköta betalningarna var jag än är. Jag är helt digitaliserad och det är fantastiskt! I somras var vi en månad i vårt hus i Frankrike, det är det längsta jag varit iväg. Jag jobbade någon timme varje dag i Teams och Fortnox med bokföringen. När jag kom tillbaka till jobbet var jag helt i fas.”

”Att bli digitaliserad betyder inte att jag jobbar mindre utan snarare att jag ska kunna jobba mer, men göra det när jag vill. Digitalisering innebär att man frigör sig lite grann. Jag kan vara ifrån hotellet men ändå jobba och när jag är här kan jag ägna mig helhjärtat åt mina gäster och att göra frukost till dem. Fakturera kan jag göra sedan”, säger Sandra.

Tre artiklar om utvecklingsresan för några lokala företag

"Vi skulle tagit steget att digitalisera tidigare"

Örnalp Unozon AB
Svenskt näringsliv

Gå till artikel

"Sökte stöd för att utvecklas"

Falsat Sweden AB
Region Västernorrland

Gå till artikel

Byggföretagets stora satsning i Ö-vik – letar uppköp och vill växa stort: "35-40 anställda om tre år"

Själevads bygg
Allehanda

Gå till artikel

Rikard Löfdahl, transportledare Örnfrakt

”Det handlar om att man måste byta tankesätt”

När ett av Norrlands största transport- och maskinföretag, Örnfrakt, skulle teckna ett nytt avtal med en av sina största kunder, Strängbetong, fick de en utmaning.

”Strängbetong är väldigt noga med att kunna mäta leveransprecisionen för att kunna följa upp och förstå varför det blir väntetider och så vidare”, berättar Rikard Löfdahl, transportledare på Örnfrakt.

Med pappersfraktsedlar som en del av den dagliga rutinen, där chaufförerna fyllde i sina tider för hand, insåg Rikard och hans kollegor att något måste göras.

”Väldigt många fyllde aldrig i fraktsedlarna, det var också svårt att tyda krumelurerna så vi kände verkligen att vi måste hantera det här på något annat sätt.”

Örnfrakt tog hjälp av CoreIT för att utveckla ett digitalt system som skulle vara enkelt och kunna användas av alla. Systemet testades på mindre grupper av chaufförer innan man kände sig redo att låta den första versionen gå live.

”Det har varit viktigt för oss att det ska vara enkelt att använda, man ska inte kunna göra fel. Det är klart att det dyker upp lite barnsjukdomar här och där, saker som man inte har tänkt på innan. Det är ju ett levande system så det blir väl aldrig helt färdigt skulle jag tro. Men det har funkat bra, de chaufförer som har fått prova har tagit det till sig”, säger Rikard.

Genomgående positiv respons

Såväl användarna som kunden är positiva. Tillsammans med Strängbetong har Örnfrakt bestämt vilken information som ska visas på de nya fraktsedlarna. Delaktigheten har varit viktig för att få ett resultat som alla är nöjda med. Omställningen till digitala fraktsedlar har gjort att mycket av det manuella arbetet har försvunnit, ledtiderna har kortats och felkällorna minskat.

”Att vi kan använda det här systemet på alla våra enheter och att vi därigenom når alla, det är även en konkurrensfördel. Vi kan fakturera tidigare och vi kommer att tjäna pengar på det här tack vare kortare ledtider.”

När systemet fungerar fullt ut är tanken att implementera det på Örnfrakts övriga kunder. Rikard rekommenderar alla som kan att digitalisera.

”Till att börja med handlar det om att man måste byta tankesätt. Oavsett vad man tycker om digitalisering så är det oundvikligt. Man måste hänga med, så är det bara. Risken är snarare att man blir akterseglad om man väntar för länge”, säger Rikard.

Jens Sjödin, vd City Byggservice

”Jag har fått tid över åt kundrelationer och att räkna på nya jobb”

Som vd för City Byggservice såg Jens Sjödin ett behov av att effektivisera tidrapportering, fakturering och hur de räknade på jobb. När hans företag gick med i Digilotsprogrammet blev Jens ställd inför faktum att något måste göras snabbt.

”Behovet hade funnits länge och det blev väldigt uppenbart när jag väl satt där och fick svara på frågor vad vi sysslar med, vad tanken är med vår verksamhet och vad vi skulle kunna göra annorlunda”, säger Jens.

Han fick hjälp med att ta fram olika lösningar för sitt företag och landade i att skaffa Bygglet, ett webbaserat projektverktyg i företag i byggbranschen.

”Det är väldigt effektivt och vi sparar enormt mycket tid på tidrapportering, fakturering och på att räkna på jobben.”

Från 65–70 timmar i veckan har det administrativa arbetet sjunkit till 50 timmar.

”Flödet på pengarna i firman är också enormt mycket bättre. Tidigare har vi fakturerat en gång i månaden, det blev väldiga dippar därför att vi inte hade alla underlag. Nu har vi alla fakta i realtid och kan delfakturera på ett helt annat vis. Löpande uppdateringar i projekten gör också att vi ser hur mycket vi gjort av med, vilket gör att det blir bättre avstämningar mot kund. Nu har vi koll på pengarna”, säger Jens.

Medarbetarna ser positivt på förändringen

Omställningen tog ungefär ett halvår och under tiden fick han mycket bra stöd från Bygglet när frågor uppstod. Också de 15 medarbetarna ser förändringen som positiv.

”Att många drar sig för att göra förändringar beror på osäkerheten vad man ger sig in på. Det blir alltid lite gnäll från början men man måste se helheten. Det kanske bli lite mer omständligt för var och en men det underlättar enormt för oss faktureringsmässigt. Nu lägger alla in dag för dag, timme för timme vad man gjort så det blir en bra uppföljning.”

Den förenklade administrationen har frigjort tid för Jens, istället kan han fokusera framåt.  

Vi är ett ganska ungt gäng och vi har som mål att bli runt 20–25 stycken. Den tid jag fått över kan jag ägna åt kundrelationer och att räkna på nya jobb. Jag har med tid att vara offensiv, det hann jag inte med tidigare, säger Jens.