TIPS

Under hösten 2021 arrangerar Digitala steg för tillväxt, tillsammans med Digistad Örnsköldsvik, frukostseminarier för att inspirera företagare till fortsatt digital utveckling av sina företag. Utifrån dessa seminarier har vi samlat guider och tips från våra föreläsare och samlat dem här för att kunna ta del av. Enkla checklistor med det allra viktigaste att tänka på vid till exempel socialt sälj, Microsoft 365 eller kring ditt företags IT-säkerhet. Låt dig inspireras och välj de bitar som passar just ditt företag.

Socialt sälj - bygg relationer med kunderna i sociala medier - Linda Hörnfeldt från LaLinda AB

1. Människor bygger relationer med människor.

I slutändan är det alltid människor du har att göra med. Även när det handlar om B2B och B2C så måste du tänka att det är en annan person som ska kunna relatera till det du säger.

2. 80% värdefullt innehåll, 20% sälj.

Det värdefulla och relationsbaserade innehållet måste få störst fokus. Endast 20 procent av ditt delade innehåll bör vara rent sälj – sen kan såklart de övriga 80 procenten innehålla sälj, men det måste också ge något värde till kunderna.

3. Flest konsumerar video online – gör video!

År 2020 skulle 80% av internet bestå av video 2020. Några säkra siffror finns inte, men video ökar helt klart. Allt fler vill se produkter i video när de shoppar, istället för bara bild och text. Det är ett väldigt effektivt sätt att skapa engagemang hos sina kunder.

4. Glöm inte ägda kanaler.

Du äger inte sociala medier. Om du lägger all din försäljning där har du ingen kontroll kring vad som kan hända med plattformen. Skapa en egen hemsida eller webbshop, och bygg en maillista med dina kunder. Just för att kunna nå dem på dina villkor. I sociala medier bygger du relationen. På din webbplats konverterar du dem till kunder.

5. Glöm perfektionen – plocka ner ribban!

Allt du egentligen behöver är mobilen. Med den kan du både filma och fota – LaLinda gör alla sina Instagram-filmer med mobilen. Det viktigaste är inte att det blir perfekt – det viktigaste är att det blir gjort!

Är du redo för en digital medarbetare? - Anders Boström från Atea

Ander Boström från Atea föreläste om hur små och medelstora företag kan ha nyttja av Robotic Process Automation – RPA. Under föreläsningen ställde Anders frågan till publiken; vad skulle du göra mer av om din administrativa börda skulle minska? Svaren han fick vad bland annat ”Göra min dag effektivare och roliga både för mina medarbetare, kunder och familj”, ”lägga mer tid på att vara kreativ” och ”mer värdeskapande uppgifter”. Det är precis detta som RPA kan hjälpa ditt företag med och här nedan följer Anders tips på hur du kommer igång.

1. Börja i liten skala – och var tydliga med syftet

Vad är ert varför till att ha en digital medarbetare? Det är viktigt att vara tydliga med syftet kring varför ni ska införa RPS. När syftet står klart – börja med några avgränsade processer så att hela verksamheten är med på tåget. Inspireras gärna av andra för att förstå vad som passar just er verksamhet.

2. Engagera kollegor och ha med er verksamheten

Arbeta tätt ihop i verksamheten. Om verksamheten är engagerad och dedikerad blir det mycket enklare och roligare. Etablera gärna ambassadörer i företaget som kan bidra med engagemang. Det är också viktigt att ha en fungerande förvaltningsorganisation – en robot är aldrig bättre än systemet den jobbar i.  

3. Gör hemläxan

Gå igenom varje process noggrant innan en RPA-lösning införs för att maximera nyttan. Det är viktigt att vara transparent och verkligen besvara frågan; varför automatiserar vi? Börja med processen, inte med tekniken.

4. Mät och följ upp

Dokumentera nyttan noggrant kring varje process, och följ upp besparingarna noga. Se till att ni lär er något kring varje process.

5. Säkerställ egen kompetens

Man behöver inte kunna allting själv – men om en felkörning uppstår bör man veta varför det hände. Vad med personalen hela vägen och hantera de svåra frågorna tidigt i processen.

Hur får jag mitt företag att synas på Google? - Aaron Axelsson från Brath AB

Sökmotorexperten Aaron Axelsson tipsar om det viktigaste att tänka på när man ska jobba med SEO – sökmotoroptimering – på sin sajt.

1. Skriv unika titlar och meta descriptions till alla sidor.

En meta beskrivning är det som sökmotorn visar precis under den länkade rubriken. En kort beskrivning av dina sidors innehåll – och det är de som syns i sökresultaten. Locka in besökare med hjälp av det,
och sälj!

2. Vad söker din kunder efter?

Undersök vad dina kunder söker efter, och använd de orden i dina titlar, rubriker och texter. Google har en sökordsplanerare som kan vara användbar för att hitta de rätta orden för just ditt företag.

3. En sida – ett ämne.

Skriv intressanta texter, och håll dig till ett ämne per sida. Det är bra om din text är unik, det bör inte vara för mycket kopierat från andra sajter eller andra delar av din sajt, det känner sökmotorerna av.

4. Använd bilder, men inte onödigt stora.

Se till att de bilder du har på sajten inte är större än de visas på sajten. Om det tar lång tid för bilden att ladda på sidan finns en risk att besökaren lämnar sidan för att de inte orkar vänta på bilden.

5. Var tydlig med vem som står bakom sajten.

Namn, adress, organisationsnummer bär finnas i botten på alla sidor – så att det inte råder några tvivel för besökaren kring vem som är avsändare för sajten.

IT-säkerhet för mindre företag – vad kan du göra själv? - Jim Rönnlund och Oscar Nordin från CoreIT

Vår arbetsplats blir allt mer digital, och med det hotas säkerheten också mer. Jim Rönnlund och Oscar Nordin berättade om dagens konkreta hot, som till exempel phising och ransomware. Hot som många förknippar med att det drabbar stora företag, men små och medelstora företag är oftast lättare för bedragare att lura eftersom det kanske saknas både kunskap och resurser för
att hålla sig uppdaterad kring sitt företags IT-säkerhet. Här är deras konkreta tips för att skydda ditt företag.

1. Var skeptisk och misstänksam!

Några kontrollfrågor du kan ha i bakhuvudet när du får e-post är tex:  Förväntar jag mig att få ett paket, ett avtal, ett erbjudande etc? Är det rimligt att jag får detta? Varför är det så bråttom? Du kan också tänka till kring hur meddelandet ser ut tex vad gäller avsändare, länk, innehåll och stavning; verkar det ok? Var allmänt skeptisk och misstänksam och kom ihåg att aldrig lämna ut dina kontaktuppgifter.

2. Se över kontrollrutiner för betalningar

Se till att ni på företaget har kontrollrutiner för vem som utför betalningar eller kan begära betalningar, och för hur ni agerar vid byte av bankkonto etc. från leverantör. Var skeptisk om något ovanligt begärs och om du är osäker – ring tillbaka för att kontrollera sanningshalten!

3. Lägg upp rutiner för anställdas konton

Se till att ni har en plan för hur anställdas konton ska hanteras, till exempel en rutin för att stänga ned konton för personal som slutar. Avslutar en person sin anställning ska den personens åtkomst till ditt system stängas ner. Annars kanske kontot och lösenordet hamnar på vift och någon annan kan komma åt det.

4. Lösenordspolicy

Lägg upp en policy för hur ni hanterar lösenord på företaget, till exempel vad gäller lösenordens komplexitet och regelbundna byten. Se till att ni har god lösenordshygien, tex att inte använda samma lösenord privat som i arbete, att inte upprepa lösenord och inte för komplexa lösenord. Då finns risken att personalen förvara påminnelser om lösenord under musmattan. Överväg lösningar som multifaktorsautentisering eller tvåfaktorsautentisering.

5. Håll dig – och utrustningen – uppdaterad!

Skydda din miljö från hot via Internet eller annat genom brandvägg, antivirus och spamfilter för 
e-post. Det finns massor med regelverk i t ex 365 plattformen att aktivera. Lyssna på föreläsningar och gå webbutbildningar för att hålla dig uppdaterad. Nyttja Windows patchning – uppdatera ert system när leverantören släpper uppdateringar för att förbättra säkerheten.

Lyckas med digitala kampanjer - Frank Eriksson och Christoffer Östman från Devocy Communication

En kampanj som ska lyckas sticka ut i mediebruset måste vara smart. Men den måste samtidigt hålla ihop med ditt företags varumärkesstrategi och värdegrund. Digitala kampanjer är ett begrepp som innefattar mycket – de kan dessutom genomföras på en mängd olika sätt och på en rad olika plattformar. Frank Eriksson och Christoffer Östman ger er sina bästa tips när det gäller det att sätta upp tydliga och mätbara mål innan du påbörjar en digital kampanj. 

1.Tydligt mål och syfte

En kampanj bör planeras noga, allt från vad budskapet ska vara, till vad målet är och hur den rätta målgruppen ska nås. Vad vill ni att kampanjen ska resultera i? Det är viktigt att tänka efter före så att ni inte kastar pengar i sjön.

2.Välj kanaler

Få insikt kring vilka kanaler din målgrupp finns i och nyttja de kanaler ni redan har. Om ni redan har stor följarskara på Facebook är det troligtvis där ni ska finnas istället för att prova en ny kanal. Olika kanaler har även mer frekventa användare i olika åldrar, läs på innan vilka kanaler er målgrupp använder mest.

3. Mät rätt saker

Tänk efter före – vilka mätvärden behöver jag? Vad vill jag kunna utläsa i efterhand för att se effekten av kampanjen? Det är väldigt vanligt att man är nöjd med en idé, och så sätter man ingång och får in sin data och sina exponeringar, men så i efterhand kanske man egentligen skulle behöva andra mätvärden.

4. Var aktiv under kampanjens gång

Se till att ha full koll på varje spenderad krona för att få mest nytta av kampanjen.  Vad verkar fungera? Omen sak inte verkar fungera, ändra lite och se om det blir bättre. Analysera varför innehållet inte fungerar som du tänkt, man kan alltid lära sig och förbättra. Börja med en låg budget och testa dig fram.

5. Följ upp dina resultat

Man måste tänka långsiktigt. Det vanligaste felet är att man är för sent ute med sin kampanj och inte hinner analysera sin data innan kampanjen är över. Om din digitala kampanj inte presterar så som du önskar eller bara står still och tickar pengar finns ingen anledning till att hålla den igång. Följ upp noga vad som gav bäst resultat för att kunna lyckas i kommande kampanjer.

Microsoft365 - navet i en modern arbetsplats - Johan Fiske & Maria Näsholm från Sogeti

Förr pratade vi om Office-paketet, vilket för många var synonymt med program som Word, Excel och PowerPoint. Numera marknadsförs Microsoft 365 snarare som ett nav i den moderna och uppkopplade arbetsplatsen, där vi jobbar molnbaserat och kommunicerar via Teams, kanske har intranät i Sharepoint, gör projektplanering i Planner eller tillhandahåller tidsbokning via Bookings. Här är Johan Fiske och Maria Näsholm från Sogetis konkreta tips kring de olika funktionerna och hur de kan bidra till mer effektiva arbetssätt.

1. Utforska och våga testa

Utforska plattformen Microsoft 365. Testa appar som Lists för att skapa listor med arbetsuppgifter, Planner för en plan över t ex ett projekt som alla kan delta och redigera i eller Bookings för att komma igång med ett bokningssystem för sina kunder. Det är väldigt enkelt att komma igång och ofta finns färdiga mallar att använda. 

2. Sluta bifoga

När ni vill att andra ska ta del av ett dokument, försök att använda en länk till dokumentet istället för att bifoga dokumentet. Då kan du vara säker på att alla tar del av aktuell information.

3. Synkronisera det som är viktigt

Synkronisera de viktigaste dokumentbibliotek som behöver nås offline. Då nås de via utforskaren även när du inte har någon uppkoppling. 

4. Tänk samarbete runt något långvarigt

Skapa team där ni samarbetar kring ett projekt, viss information eller organisatoriskt, alltså något som kommer att pågå ett tag. Skapa inte team för allt. Använd kanaler inom ett team och chatt för tillfälliga och informella samarbeten. Ladda hem Teams på mobilen för att kunna kommunicera och samarbeta överallt. Men tänk på att ställa in tysta perioder så att aviseringarna inte skapar stress utanför arbetstid.

4. Ta hjälp av automation

Fundera på om du kan bli effektivare genom att automatisera återkommande enkla uppgifter. I Power Automate finns många mallar att utgå från. Till exempel att automatiskt skapa en uppgift i Planner när ett nytt e-postmeddelande tas emot i en delad e-postlåda